São muitos os organizadores de eventos que se perguntam como devem efetuar as estratégias de comunicação num momento em que o “apetite” por viagens e eventos diminuiu devido ao COVID-19.
Aqui estão algumas recomendações que podem ajudar a orientar a sua abordagem de relações públicas e marketing:

Não tente tornar-se num especialista em virologia. Lembre-se de que é um organizador ou profissional de marketing e não um especialista na epidemia. O trabalho dos Centros de Controle e Prevenção de Doenças é informar as pessoas sobre sintomas e como lidar com isso. Pense no público do seu evento e no que eles desejam de si – especificamente, a política de reembolso / cancelamento, o plano de preparação do local, que ferramentas virtuais tem para aqueles que não podem viajar.

Seja um especialista em comunicação consistente e proativa. Os participantes precisam de informações e, se não as receberem, o silêncio alimentará rumores. Por exemplo, mesmo que não tenha um plano de preparação no local, informe o seu público que está a trabalhar nisso. E lembre-se, a comunicação é importante. Em vez de apenas fazer um anúncio no Facebook, use vários canais. E faça mesmo um plano de preparação local.
Evite mostrar ou discutir conteúdo que possa alimentar preocupações. Se o evento for sobre alimentos e bebidas, evite fornecer amostras. Evitar imagens de grandes multidões, audiências internacionais, apertos de mão e abraços também é uma boa ideia.

Diga a verdade. É responsabilidade sua comunicar um risco realista, para que os seus convidados possam decidir se devem ou não participar. No fundo, as pessoas só querem saber como se podem proteger.
Diga-lhes porquê. A maioria dos participantes do evento percebe que os organizadores estão a enfrentar a difícil decisão de cancelar ou não um evento – se a decisão não for tomada pelas autoridades locais de saúde. Se acredita que o risco é demasiado grande para realizar o seu evento, comunique-o.

Lembre o seu público que se preocupa com o bem-estar de todos. Lembre-se de que existem mais opções além de “ir” ou “não ir”. Muitos organizadores estão a adiar os eventos para uma data futura, encontrando outras soluções criativas.